【實用法律】如何寫存證信函?圖解4重點、附存證信函範例,助您輕鬆掌握

如何寫存證信函

存證信函是什麼?存證信函的用途?

存證信函的功用在於證明曾為「通知」或「催告」。

因為存證信函是經過郵局寄發並留存,可以證明寄件人是在什麼時候曾通知,或催告對方,相較於一般的書信往來,能保存證據,並獲致法律上效益。但是存證信函內容中關於事實的描述,因為只是撰寫人以自己的立場所寫,此部分可能收件人會回信爭執,先予說明。

如何寫存證信函?

存證信函可以說是訴訟的前哨站,一般人通常意識到後續可能的法律程序,會依寄信人的訴求回應,這也是為什麼存證信函被認為有警告的效果。
  • 要特別注意的是若後續進入訴訟程序,法官可能會參考存證信函的內容,因此撰寫內容須謹慎,避免對自己不利的語句,或謾罵;內容不能涉及恐嚇刑法第305條),如:「未於期限內還款,我會把你做成中部粽」等語。
  • 但如果是表明要依法究責:「若逾期未獲回應,本人將提出刑事告訴,併提起相關之民事損害賠償訴訟」等等,則不會構成恐嚇,這是因為人民有訴訟的權利(憲法第16條)。

撰寫存證信函4大重點

  1. 具體事實發生
    依自己認知的事實,以發生時間先後,簡單明瞭的寫出什麼人,在什麼時候,發生了什麼事。
    例如:承包商向承攬商請求給付工程款:「本公司於民國00年00月00與OO公司(須寫全名)簽訂工程合約書(與實際證據用語須一致),約定依每月工程進度請款。本公司依約履行工程進度,詎料貴公司迄今仍未給付以施作部分之工程款共000元。」
  2. 法律依據引用
    寫出是依據什麼法律條文,或契約規定,向對方提要求。
    例如:買方買到滲漏水房屋:「…房屋因有滲漏水等瑕疵,爰依民法第359條規定,向台端請求減少買賣價金。」
  3. 限期要求回應
    像是在妨害名譽的刑事案件中,希望可以獲得道歉:「於函到○日內於(某地點)公開向本人道歉。」
    或是民事上房東希望房客給付租金:「請台端於函到○日內清償屆期租金共○萬元整。如逾期仍未給付,即以本函為終止租約之意思表示。」
  4. 否則採取行動
    最後再寫上:「為免訟累,希勿自誤為禱」,或「請台端衡量輕重,特此函告,以免訟累。」等等,依情況選擇合適的語句,請對方不要避不見面、處理,否則會採取訴訟途徑等法律行動。

存證信函範例

看完上面所寫存證信函4個重點後,還是希望直接找到符合自己情況的範例可以引用嗎?以下提供5種存證信函範例供參考:

1. 存證信函範例:解約

台端於000年00月00日前並未就系爭不動產辦理點交,本人爰依契約約定,發函通知台端解除系爭契約,並請求返還價金及賠償違約金。希台端於函到後返還價金及賠償違約金,否則將依法追究相關法律責任,切勿自誤。

2. 存證信函範例:侵占

台端為圖私利,擅將本公司所有之金錢領出而占為已用,侵占00000元,致本公司損失慘重。本公司為維護權益,並保全雙方情誼,願給予改過機會,爰請台端於文到3日內至本公司處理帳務與賠償事宜,否則將提起業務侵占等相關刑事告訴。

3. 存證信函範例:漏水

本人簽約點交後竟發現系爭房屋內有多處嚴重滲水、漏水以及有諸多房屋縫隙等瑕疵,本人除得依民法第359條等相關規定,解除與台端間之系爭買賣契約外,台端並應返還已收價金00000元、賠償本人修復系爭房屋漏水等瑕疵所需費用。

4. 存證信函範例:房租

台端自000年00月00日起迄今所應給付之租金均未給付,已積欠租金達二個月以上,我方爰依民法第440條催告台端速於函到後一個月內給付積欠之租金、違約金等,逾期不清償時,租約即行終止,不另通知。

5. 存證信函範例:欠款

貴公司應於000年00月00日給付貨款予本公司,詎料迄今仍未獲貴公司給付共計新臺幣00000元之貨款,其間雖多次催促,貴公司均置之不理。現特函催告貴公司於000年00月00日前給付上開貨款,否則本公司將依法追究相關民、刑事責任,決不寬貸,切勿自誤為禱。

寄發存證信函

  1. 寄幾份?
    • 收件人有數人,就要依收件人人數準備相對應數量的存證信函。
    • 郵局留存1份,收件人各1份,寄件人自己留1份。
    • 有副本收件人也要寄給副本收件人,沒有副本收件人則可以省略。
  2. 簽名蓋章如何寫存證信函簽名簽在哪
    • 寄件人需要在每一份存證信函的第一頁(寄件人名字後面),簽名或蓋章。如上圖紅色框框所標示位置。
    • 因為每一份都是正本,所以不能簽一份之後拿去影印喔!
  3. 填寫回執
    • 寄出存證信函時,以「掛號附回執」方式寄出。
    • 可以知道對方什麼時候收到存證信函,也可以作為訴訟上證明對方有收到的證據。
  4. 不知道收件地址,怎麼辦?
    • 如果收件人沒有簽收,而存證信函的內容涉及法律上重要的通知、催告,有時效問題等等,為避免受時效的不利益,寄件人可以依民法第97條民事訴訟法第149條,向法院聲請為公示送達(公開揭示文書的送達方式),讓對方有機會知悉,並向法院領取文書。
    • 聲請公示送達範例:請參考司法院範例民事聲請意思表示公示送達狀
  5. 存證信函費用?
    • 存證信函首頁50元,之後每頁或附件每張30元。
  6. 存證信函多久收到?
    •  以掛號方式寄出存證信函,大約2至3天後會收到。
    • 若寄出時有留存寄信的收據,收據上面記載的郵件號碼,至國內快捷/掛號/包裹查詢網站,可以查詢郵件目前之投遞狀態為何。

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