存證信函是訴訟的前哨站，讓志文律師用圖解+存證信函範例，助你了解什麼是存證信函、存證信函信函怎麼寫以及存證信函格式、存證信函效力。
在解說存證信函怎麼寫之後，並說明存證信函費用多少，存證信函怎麼寄？如果收到存證信函不予理會會怎樣？
助你一看就懂，告別新手！
存證信函是什麼？
存證信函指透過郵局發信來證明發信日期及發信內容的函件，交寄時以內容完全相同的副本留存在郵局，預備作為證據使用，稱為存證信函（「司法院裁判書用語辭典資料庫」解釋參照）。可以透過這種方式來證明：寄件人曾經在什麼時候，以何種信函內容，來通知或催告對方，以及對方於什麼時候收到
存證信函的用途及效力為何？
- 存證信函用途及效力在於證明曾「通知」或「催告」收件人。
- 存證信函也是法律上「請求」方式的一種，例如承攬報酬請求權時效為2年，為避免快到期時效消滅因而無法請求，可以先發存證信函請求以中斷時效。
- 另外，也可以透過存證信函為有法律效果的「意思表示」，例如在買到瑕疵物品時，可以透過存證信函在法定期限內表達解除契約或減少價金的意思表示。
- 總而言之，存證信函是私人間的文書，非法院公文，但相較於一般的書信往來，能保存證據，並獲致法律上效益，證明曾經「通知」、「催告」、「請求」或「意思表示」等。
律師函、存證信函、律師存證信函有何不同？
基於發出人、法律效力、內容、對方反應、成本，律師函、存證信函、律師存證信函有以下五大差異點：
| 比較項目 | 存證信函 | 律師函 | 律師存證信函 |
|---|---|---|---|
| 發出人 | 任何人都可以發出 | 由律師或律師事務所發出 | 由律師或律師事務所發出 |
| 法律效力 | 主要用於事後證明通知事實的存在 | 有更強的警告效果，展現法律行動意圖 | 既具有證明通知事實的存在，又具有強烈的警告效果 |
| 內容 | 通常包含特定事實或請求 | 通常包含特定事實、請求與可能的法律後果 | 通常包含特定事實、請求與可能的法律後果 |
| 對方反應 | 對方可能較不會認真對待 | 對方可能會更認真對待，因為由律師發出 | 對方可能會更認真對待，因為由律師發出 |
| 成本 | 存證信函費用，主要是郵局存證費以及郵寄費用，成本低 | 需要支付律師函費用，成本較高 | 需要支付律師存證信函費用，成本較高 |
存證信函時效或期限
依郵件處理規則第34條規定，存證信函留存郵局之副本，自交寄日起，由郵局保存三年，期滿後銷燬之。
因此在三年保存期間內，寄件人可以持原憑證向原來的交寄郵局申請查閱，或者是另具副本來申請證明。如果原來憑證遺失的話，仍然可以出具本人的身分證明或提供相關掛號號碼向郵局申請。
存證信函怎麼寫？附存證信函範例解說
存證信函可以自己寫嗎
如果事實及法律關係相對單純，或是所涉及的金額較低、影響的權利較輕微時，存證信函可以自己寫，請參考以下存證信函怎麼寫的存證信函寫法教學。不過如果事實及法律關係複雜，或是所涉及金額高、影響權利嚴重時，建議聘請專業律師撰寫存證信函。
存證信函怎麼寫
存證信函可以說是訴訟的前哨站，一般人通常意識到後續可能的法律程序，會依寄信人的訴求回應，這也是為什麼存證信函被認為有警告的效果。瞭解存證信函怎麼寫，除有助於保存證據，也有助於訴訟前的佈局。
- 要特別注意的是若後續進入訴訟程序，法官可能會參考存證信函的內容，因此撰寫內容須謹慎，避免對自己不利的語句，或謾罵；內容不能涉及恐嚇（刑法第305條），如：「未於期限內還款，我會把你做成中部粽」等語。
- 但如果是表明要依法究責：「若逾期未獲回應，本人將提出刑事告訴，併提起相關之民事損害賠償訴訟」等等，則不會構成恐嚇，這是因為人民有訴訟的權利（憲法第16條）。
撰寫存證信函4大重點
1.具體事實發生
依自己認知的事實，以發生時間先後，簡單明瞭的寫出什麼人，在什麼時候，發生了什麼事。
例如：工程糾紛存證信函，承包商向業主請求給付工程款：「本公司於民國００年００月００與ＯＯ公司（須寫全名）簽訂工程合約書（與實際證據用語須一致），約定依每月工程進度請款。本公司依約履行工程進度，詎料貴公司迄今仍未給付以施作部分之工程款共０００元。」
2.法律依據引用
寫出是依據什麼法律條文，或契約約定，向對方提要求。
例如：買到漏水屋存證信函的範例，買方針對買到滲漏水房屋在函內載明：「…房屋因有滲漏水等瑕疵，爰依民法第359條規定，向台端請求減少買賣價金。」
3.限期要求回應
像是在妨害名譽的刑事案件中，希望可以獲得道歉：「於函到○日內於（某地點）公開向本人道歉。」
或是民事上房東希望房客給付租金：「請台端於函到○日內清償屆期租金共○萬元整。如逾期仍未給付，即以本函為終止租約之意思表示。」
4.否則採取行動
最後再寫上：「為免訟累，希勿自誤為禱」，或「請台端衡量輕重，特此函告，以免訟累。」等等，依情況選擇合適的語句，請對方不要避不見面、置之不理，否則下一步就會是採取訴訟途徑等法律行動。
備註：存證信函結尾寫上「自誤是禱」、「切勿自誤為禱」、「以免訟累是禱」等句，不是提告的意思，用意是希望收件人不要自己耽誤、拖延時間不處理，但若收件人繼續不處理就可能會提告。
2023最新存證信函範例
看完上面所寫存證信函4個重點後，希望可以直接找到符合自己情況的郵局存證信函範本、範例參考？又不知道要去哪裡找存證信函範本嗎？以下提供5種存證信函書寫範例供參考：
1. 存證信函範例：不動產契約解約、解除合約（賣方違約存證信函 範例）
台端於000年00月00日前並未就系爭不動產辦理點交，本人爰依契約約定，發函通知台端解除系爭契約，並請求返還價金及賠償違約金。希台端於函到後返還價金及賠償違約金，否則將依法追究相關法律責任，切勿自誤。
2. 存證信函範例：侵占款項（即俗稱侵佔，法律用語為侵占）
台端為圖私利，擅將本公司所有之金錢領出而占為已用，侵占00000元，致本公司損失慘重。本公司為維護權益，並保全雙方情誼，願給予改過機會，爰請台端於文到7日內至本公司處理帳務與賠償事宜，否則將提起業務侵占等相關刑事告訴。
3. 房屋漏水存證信函範例：買到漏水屋、房屋瑕疵
本人簽約點交後竟發現系爭房屋內有多處嚴重滲水、漏水以及有諸多房屋縫隙等瑕疵，本人除得依民法第359條等相關規定，解除與台端間之系爭買賣契約外，台端並應返還已收價金00000元，賠償本人修復系爭房屋漏水等瑕疵所支出費用。
4. 終止契約存證信函範例：房租催告函、催繳房租存證信函範例
台端自000年00月00日起迄今所應給付之租金均未給付，已積欠租金達二個月以上，我方爰依民法第440條催告台端速於函到後一個月內給付積欠之租金、違約金等，逾期不清償時，租約即行終止，不另通知。
5. 債權人存證信函範例：欠錢、應收帳款,欠款催款
貴公司應於000年00月00日給付貨款予本公司，詎料迄今仍未獲貴公司給付共計新臺幣00000元之貨款，其間雖多次催促，貴公司均置之不理。現特函催告貴公司於000年00月00日前給付上開貨款，否則本公司將依法追究相關民、刑事責任，決不寬貸，切勿自誤為禱。
備註：存證信函台端意思是對收件人的敬稱。如果收件人是自然人，會用台端尊稱對方；倘若收件人是公司，則會用貴公司尊稱對方。
6.房屋侵佔存證信函範例：越界無權占用土地
本人所有坐落於○○縣○○鎮（鄉）○○段第○○地號土地，與台端所有坐落同地段第○○地號土地相鄰。詎料台端未得本人之同意，越界無權占用本人所有○○地號土地，如附圖○色部分面積○○平方公尺，搭建地上物之用。台端此舉已侵害本人所有權，爰依民法第767條第1項前段、中段規定，請求被告拆除占用之地上物，將土地返還於本人。否則本人將提起返還所有物訴訟，為免訟累，希勿自誤。
7.存證信函範例：買賣未取貨
台端於民國(下同)00年00月00日於00購物網站上下訂00，且00已到達台端所指定之送達超商。惟至今尚未取貨，本人爰依買賣契約及民法第345條發函請求台端於00日內儘速取貨。否則本人將提起訴訟，為免訟累，希勿自誤。
8.工程糾紛存證信函
本公司依約履行工程進度，詎料貴公司迄今仍未給付已施作部分之工程款共OO萬元，本公司得依民法第505條、系爭契約及其他民法相關規定，向貴公司請求給付前揭款項，現特函催告貴公司於00年00月00日前給付上開工程款，否則本公司將依法訴究相關法律責任。
存證信函怎麼寄？存證信函流程、格式及費用
1.存證信函格式？存證信函哪裡買？
請就下列2種存證信函格式擇一
- 存證信函手寫：您可以前往郵局櫃檯購買存證信函用紙，再以手寫方式完成存證信函。
- 存證信函電腦打字：直接到中華郵政網站存證信函產生器，下載電子檔格式，再繕打存證信函內容後印出。
2.寄存證信函幾份？
- 存證信函一式三份：郵局留存１份，收件人１份，寄件人自己留１份。
- 收件人有數人，就要依收件人人數準備相對應數量的存證信函寄送。
- 若有存證信函副本收件人也要寄給副本收件人，沒有副本收件人則可以省略。
至於存證信函副本給誰？通常是給關係人等，比如連帶保證人、未成年人法定代理人、工程案件業主等等，依個案法律關係而定。如果沒有要一併寄給利害關係人的話，可以不寫副本收件人。
3.存證信函 蓋章或簽名
- 寄件人需要在每一份存證信函的第一頁（寄件人名字後面），簽名或用印。如上圖紅色框框所標示位置。
- 姓名、存證信函地址：寄件人、收件人姓名均需載明，並載明寄件人、收件人的地址。
- 因為每一份都是正本，所以不能簽一份之後拿去影印喔！
4.填寫回執
- 寄出存證信函時，以「掛號附回執」（也就是雙掛號）方式寄出。不一定要當事人本人到郵局寄。
- 可以知道對方什麼時候收到存證信函，也可以作為訴訟上證明對方有收到的證據。
5.如何寄存證信函？
存證信函費用計算：
- 寄存證信函多少錢：存證費首頁50元，之後每頁或附件每張30元。
- 律師存證信函費用：如果不曉得怎麼寫，請律師寫存證信函要多少錢呢？代寫存證信函費用？一般大約6千至2萬元左右，然而實際收費需視案件複雜程度及律師個別收費標準而定。
存證信函寄送方式：
- 存證信函信封：用一般的信封寫上收件人的姓名、地址即可。
- 至郵局以掛號方式寄出存證信函。
存證信函不知道地址怎麼辦：
- 存證信函不知道對方地址，存證信函怎麼寄？如果不知道對方地址或收件人沒有簽收，導致無法送達，而存證信函的內容涉及法律上重要的通知、催告，有時效問題等等，為避免受時效的不利益，寄件人可以依民法第97條、民事訴訟法第149條，向法院聲請為存證信函公示送達（公開揭示文書的送達方式），讓對方有機會知悉，並向法院領取文書。
- 聲請公示送達範例：請參考司法院範例–民事聲請意思表示公示送達狀。
- 若不知道對方姓名，還可以寄嗎？依郵務營業規章第124條，郵件應分別書寫收件人、寄件人之姓名。但寄件人指定投遞地區或行業之大宗郵件，經郵局同意，得免書寫收件人姓名、地址及郵遞區號。
存證信函多久收到：
- 寄出存證信函後，大約2至3天後對方會收到。
- 若寄出時有留存寄信的收據，收據上面記載的郵件號碼，Google搜尋「郵件查詢」，至中華郵政國內快捷/掛號/包裹查詢，可以線上查詢郵件目前之投遞狀態為何。
收到存證信函如何回？存證信函不理會會怎樣？
本文上述內容主要在說明如何寫存證信函。那麼，如果是收到存證信函要回覆嗎？收到存證信函要怎麼回應比較好？以下就存證信函下一步，回覆存證信函、不回覆存證信函、拒收存證信函三種可能性，分別加以說明：
1.回覆存證信函
有存證信函回覆範例，或存證信函回覆格式嗎？
這部分涉及每個具體個案的不同，而有不同的回覆方式，因此並無存證信函回覆範例或格式。
收到存證信函如何回覆？收到存證信函與事實不符怎麼辦？
如果收到對方寫的存證信函內容與自己認知的事實不符，建議可以針對對方所述一一反駁，並適時援引相關法條依據及證據。
存證信函回覆時效，或存證信函回覆期限？
法律並未規定存證信函回覆時效或回覆期限，不過通常對方的存證信函上通常會載明回覆期限，否則訴諸法律行動等用語，因此如果未在回覆期限內符合對方訴求，對方可能會提起訴訟或採取其他法律行動。
2.不回覆存證信函：
收到存證信函後續如果不回覆，或未依對方存證信函所提期限處理，但又擔心不理會存證信函會怎樣？雖然不會因此受有處罰，但若之後進入訴訟程序，對方可能會說是惡意避不見面、置之不理。
3.存證信函拒收
存證信函可以拒收嗎？拒收存證信函效力為何？依最高法院109年度台上大字第908號民事大法庭裁定見解，除非能證明客觀上有不能領取之正當事由（比如急診住院，以致存證信函沒收到），否則受招領通知時，已經發生送達效力，不會因為單純故意不收信而影響。
延伸閱讀：
‧民事訴訟流程？新手打官司，你必須知道的5件事！
‧如何親自遞狀？3個注意事項
如果就以上內容有不清楚的地方，或需要委任律師撰寫存證信函，
請點擊下方按鈕，讓志文律師協助您保護自己的權益。